区会（自治会）の総会等の対応

全国的な新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、つくば市内の区会（自治会・町内会等）の皆様から、総会等の実施について、多くのお問い合わせをいただいております。

つきましては、以下の内容を参考に、総会等の集会の実施について御判断ください。

総会開催の必要性について

• 一般の区会・自治会等（任意団体）の場合
  総会を開催すべきか否かについて、法令上の規定はありません。
  そのため、各区会の規約や取り決めに基づき、開催の要否や方法について判断してください。
• 認可地縁団体（法人）の場合
  認可地縁団体とは、任意団体である区会・自治会等（地縁による団体）が、一定の要件を満たした場合に市町村長から認可され、法人格を得た団体です。
  地方自治法第260条の13において、「認可地縁団体の代表者は、少なくとも毎年一回、構成員の通常総会を開かなければならない。」と定められています。

書面議決について

書面表決書の利用

新型コロナウイルス集団感染が起こりやすい環境は、
　（1）「換気の悪い密閉空間」
　（2）「多数の人が集まる密集場所」
　（3）「間近で会話をする密接場面」
といった3つの「密」が重なる環境とされています。

そのような環境を作り出さず、新型コロナウイルスの感染拡大を防止するため、書面議決を活用し、総会等を行うことが有効です。

書面議決の方法の1つとして、書面表決書の利用が考えられます。

• 厚生労働省チラシ「3つの密を避けましょう！」 （PDF 498.4KB）

書面議決の実施例

1. 「書面表決書」、「総会資料（議案）」を会員に事前配布する。
   ＊「書面表決書」には、円滑にとりまとめを行うために提出期限を設ける。
   　その際、各会員が総会資料を読み、その内容を把握できるだけの期間を確保する。
2. 会員から「書面表決書」を回収し、役員等で集計する。
3. 総会（書面議決）を実施する。
   集計結果によって、各議案の承認・不承認を判断する。
4. 総会の議決結果を、回覧等によって区会内にお知らせする。

• 01 書面表決書 （Word 17.1KB）
  総会等を書面議決によって実施する旨の通知に、「書面表決書」を付したものです。
  日付等の内容は、各区会の実情に応じて改変してください。
• 02 書面議決結果通知書 （Word 16.5KB）
  回収した「書面表決書」の集計結果を、この通知書にて区会内に周知します。
  日付等の内容は、各区会の実情に応じて改変してください。