区会（自治会）の総会等の対応

全国的な新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、つくば市内の区会（自治会・町内会等）の皆様から、総会等の実施について、多くのお問い合わせをいただいております。

つきましては、以下の内容を参考に、総会等の集会の実施について御判断ください。

総会開催の必要性について

• 一般の区会・自治会等（任意団体）の場合
  総会を開催すべきか否かについて、法令上の規定はありません。
  そのため、各区会の規約や取り決めに基づき、開催の要否や方法について判断してください。
• 認可地縁団体（法人）の場合
  認可地縁団体とは、任意団体である区会・自治会等（地縁による団体）が、一定の要件を満たした場合に市町村長から認可され、法人格を得た団体です。
  地方自治法第260条の13において、「認可地縁団体の代表者は、少なくとも毎年一回、構成員の通常総会を開かなければならない。」と定められているため、総会の開催を省略することはできません。
  そこで、以下の代替手段をできる限り活用し、総会を少人数で開催するようにしてください。

総会の代替手段について

新型コロナウイルス集団感染が起こりやすい環境は、
　（1）「換気の悪い密閉空間」
　（2）「多数の人が集まる密集場所」
　（3）「間近で会話をする密接場面」
といった3つの「密」が重なる環境とされています。

そのような環境を作り出さず、新型コロナウイルスの感染拡大を防止するため、次のような代替手段を活用することが有効です。

• 厚生労働省チラシ「3つの密を避けましょう！」 （PDF 498.4KB）

代替手段の実施例

1　書面表決

1. 総会等の「開催通知」とともに、「会議資料（議案書）」、「書面表決書」等を会員に事前配布する。
   「書面表決書」には、円滑に表決をとりまとめるために提出期限を設ける。各会員が総会資料を読み、内容を把握できるだけの余裕のある期限設定が望ましい。
2. 会員から質問や問合せがあった場合には、役員等が回答する。
   回答内容は、書面表決の期限内に回覧・配布等によって会員に共有し、できる限り対面と変わらない形で質問・議論ができる仕組みを設けることが望ましい。
3. 会員から「書面表決書」を回収し、役員等が集計を行うといった形で総会（書面議決）を実施する。集計結果によって、各議案の承認・不承認を判断する。
4. 総会の議決結果を回覧・配布等によって区会内に共有する。

2　代理人による委任表決

1. 総会等の「開催通知」とともに、「会議資料（議案書）」、「委任状」等を会員に事前配布する。
   「委任状」には、円滑に表決をとりまとめるために提出期限を設ける。各会員が総会資料を読み、内容を把握できるだけの余裕のある期限設定が望ましい。
2. 会員から質問や問合せがあった場合には、役員等が回答する。
   回答内容は、書面表決の期限内に回覧・配布等によって会員に共有し、できる限り対面と変わらない形で質問・議論ができる仕組みを設けることが望ましい。
3. 会員から「委任状」による委任を受けた一部の会員（役員等）のみが集まって総会を開催し、各議案の承認・不承認を議決する。
4. 総会の議決結果を回覧・配布等によって区会内に共有する。

3　リモート会議

インターネットを利用したオンライン会議等、実際に会議に出席しなくても相互に意見交換や議論を行うことができる環境がある場合には、これを積極的に利用することで密にならない総会の開催につなげることができます。

 

• 01 書面表決書 （Word 17.3KB）
  総会等を書面議決によって実施する旨の通知に、「書面表決書」を付したものです。
  日付等の内容は、各区会の実情に応じて改変してください。
• 02 書面議決結果通知書 （Word 16.8KB）
  回収した「書面表決書」の集計結果を、この通知書にて区会内に周知します。
  日付等の内容は、各区会の実情に応じて改変してください。